De situatie bij DHB Logistiek
DHB Logistiek is een Benelux distributienetwerk en een samenwerkingsverband tussen meerdere grote familiebedrijven. Dat maakt de organisatie op papier groter en complexer dan de beoordeelde entiteit zelf.
DHB zelf heeft namelijk maar 3 FTE.
Juist dat onderscheid is in EcoVadis belangrijk. De beoordeling moet aansluiten op de entiteit die wordt beoordeeld. Als de bedrijfsgrootte of scope niet klopt, krijg je automatisch een vragenlijst die niet past.
Dat was hier precies het probleem.
Waar het misging in EcoVadis
Bij de aanmelding was DHB ingedeeld als bedrijfsgrootte L, vanaf 1000 FTE.
Voor DHB was dat niet juist. Daardoor kreeg het bedrijf een vragenlijst met onderdelen die voor deze organisatie niet relevant waren. Dat heeft direct effect op de beoordeling:
- je krijgt vragen die niet passen bij de werkelijke situatie
- je moet bewijs leveren voor onderdelen die niet logisch zijn voor de entiteit
- relevante documenten komen minder goed tot hun recht
- het wordt lastiger om de minimale score te halen
In de praktijk betekende dit dat DHB niet eerlijk werd beoordeeld op wat er wél aanwezig was.
Waarom DHB niet aan de 70 punten kwam
Als de basis van de EcoVadis-beoordeling niet klopt, kun je veel tijd steken in antwoorden en documenten zonder dat dit genoeg oplevert.
Dat zagen we ook bij DHB. Er was al input beschikbaar. Alleen die input hing aan een vragenlijst die niet paste bij een organisatie van 3 FTE. Dan ontstaan bijna altijd dezelfde problemen:
- goede documenten leveren te weinig punten op
- antwoorden lijken zwakker dan ze in werkelijkheid zijn
- je bent tijd kwijt aan irrelevante onderdelen
- de score zegt minder over de echte situatie
Daardoor bleef DHB steken op een Committed badge, terwijl de bestaande input daar niet volledig recht aan deed.
Onze aanpak: eerst inventariseren, dan corrigeren
In plaats van direct nieuwe documenten te maken, zijn we eerst langsgegaan voor een kennismaking en inventarisatie.
Daarbij hebben we gekeken naar:
- welke entiteit precies beoordeeld moest worden
- hoe DHB organisatorisch was ingericht
- welke bedrijfsgrootte daarbij paste
- welke documenten al beschikbaar waren
- welke bestanden relevant moesten blijven in de questionnaire
Dat is een belangrijk punt in dit soort trajecten. Je hoeft niet altijd eerst meer te maken. Soms moet je eerst zorgen dat EcoVadis naar de juiste organisatie kijkt.
De correctie: van L naar XS
Na de inventarisatie hebben we DHB begeleid bij het corrigeren van de inrichting in EcoVadis.
Concreet hebben we gezorgd voor:
- een wijziging van bedrijfsgrootte van L naar XS
- een beoordeling die beter aansloot op de werkelijke entiteit
- behoud van de relevante bestanden in de questionnaire
- een logische basis waarop dezelfde input opnieuw beoordeeld kon worden
Dat lijkt eenvoudig, maar juist hier gaat het vaak mis. Als je alleen iets aanpast zonder op de documentstructuur te letten, kun je waardevolle input kwijtraken. Daarom hebben we erop gelet dat de bestaande bewijsstukken relevant bleven staan.
Het resultaat: met dezelfde input van Committed naar Silver
De inhoudelijke basis veranderde nauwelijks. Wat veranderde, was de manier waarop DHB werd beoordeeld.
Doordat de bedrijfsgrootte en inrichting nu wel aansloten op de werkelijkheid, sprong DHB van een Committed badge naar een Silver badge.
Dat laat precies zien waar veel bedrijven onnodig punten verliezen. Niet altijd omdat er te weinig beleid of bewijs is, maar omdat de EcoVadis-opzet bij de start niet goed staat.
Wat andere bedrijven hiervan kunnen leren
Deze case is herkenbaar voor bedrijven die:
- door een klant of ketenpartner om EcoVadis worden gevraagd
- snel een minimale score moeten halen
- geen eigen duurzaamheidsafdeling hebben
- onderdeel zijn van een groep, netwerk of samenwerkingsverband
- het gevoel hebben dat de vragenlijst niet logisch is
Herken je dat? Controleer dan niet alleen je documenten, maar ook de basis van je beoordeling.
1. Klopt de bedrijfsgrootte?
De bedrijfsgrootte bepaalt mede welke vragen je krijgt. Staat die verkeerd, dan werk je met een achterstand.
2. Klopt de scope?
EcoVadis moet de juiste entiteit beoordelen. Zeker bij groepen en samenwerkingsverbanden gaat dit regelmatig mis.
3. Past de vragenlijst bij de praktijk?
Als veel vragen niet logisch voelen, is dat vaak een signaal dat de inrichting niet klopt.
4. Blijven relevante documenten goed staan?
Bij een correctie moet je zorgen dat goede bewijsstukken niet verdwijnen of hun waarde verliezen.
Waarom EcoVadis-kennis hier het verschil maakte
Bij DHB zat de winst niet in meer papier, maar in een betere inrichting van de beoordeling.
Dat is precies waarom het helpt om iemand met kennis van EcoVadis erbij te halen. Niet alleen voor het invullen van de questionnaire, maar vooral om te beoordelen of het systeem de organisatie wel op de juiste manier beoordeelt.
Voor DHB maakte dat het verschil tussen blijven hangen en eerlijk beoordeeld worden.